A részletes leírás pdf formátumban letölthető:
A rendszert bárki tudja alkalmazni a mindennapjai megkönnyítésére. Legyen akár családfő vagy cégvezető. Jól használható a rendszer akár baráti körben is.
A regisztráció után érdemes felvenni a szükséges csoportokat. Ezen csoportok segítségével könnyen lehet a jegyzeteket szűrni.
Néhány lehetőség a jegyzetek típusaira:
- kötelező biztosítás évfordulós váltása
- csekk befizetés
- számlafizetési határidő
- közművek óráinak havi bediktálása
- ünnepnap figyelmeztetés (születésnap/névnap/évforduló..)
- gépjármű papírok lejárata
- személyes okmányok érvényességi ideje
- megtakarítások lejárati ideje
- …
Cégek esetében jóval több hasznos csoportosítást lehet használni.
- megrendelések
- árajánlatok
- beszállítók
- alkalmazottak ügyei
- tartozások
- …
Természetesen mindenkinek más csoportok kerülnek felvételre. Ha a csoportok felvételével készen va-gyunk, akkor hívjunk meg minden olyan ismerőst, akivel szeretnénk az információkat és feladatokat megosztani.
Ha nagyobb mennyiségű szolgáltatást rendeltünk, akkor a meghívott felhasználóknak át lehet a megfelelő szolgáltatást adni. Ezt a fajta alkalmazást elsősorban kis és középvállalkozásoknak érdemes követni. Csak egy számla kerül kiállításra és a nagyobb rendelés miatt még bónuszszolgáltatásokhoz is hozzá lehet jutni. A bó-nuszként kapott csomagokat akár havi bontásban is bármelyik ismerősnek át lehet adni. Tehát ha 2 Start csomag lett megrendelve 1 évre akkor az ajándék bónuszok összesen 12hónapra szólnak. Ezt akár 12 ismerősnek havi bontásban is át lehet adni.
A csoportoknál ne feledkezzünk meg az értesítési beállításokról. Valószínűleg nem lesz szükség minden ér-tesítés használatára. Például azért hozunk létre egy csoportot, hogy más felhasználók ezen keresztül tartsák a kapcsolatot. Ebben az esetben lehet semmilyen értesítésre nem lesz szükség, viszont bármikor meg lehet nézni, hogy ki hogy áll a feladatával.
Nagyon jól lehet másoknak feladatokat adni. Nyomon követhető mikor nézte meg a feladatát és hogy mikor végezte el. Ha bármi kérdés merül fel, akkor egy fórumhoz hasonló rendszeren keresztül meg lehet beszélni a problémákat. Jelentős előny, hogy ezek a beszélgetések egészen addig megmaradnak, ameddig a tulajdonos nem törli őket.
példa:
Kis és középvállalkozásoknál könnyen előfordul, hogy van egy feladat, amit többen is meg tudnak oldani. A vezető azt szeretné, hogy ez a feladat minél hamarabb el legyen végezve úgy, hogy más feladatok ne legyenek hátrasorolva. A csoportban mindenki látja, hogy van egy feladat. Aki először meg tudja oldani a feladatot, az jelzi a fórumon a többinek. Amint elvégezte a feladatot megjelöli teljesítettnek. A Vezető később ellenőrizni tudja ki és mikor teljesítette a feladatot. Esetleg ha bármi kérdés van a feladattal kapcsolatban azt meg lehet beszélni.
Manapság a Vezetők annyira el vannak foglalva, hogy a legkisebb részletet is nehéz megbeszélni vagy egyeztetni. Sokszor tárgyal vagy telefonál, így kevés az az idő amikor mindkét fél ráér. A fórumot használva nem kell, hogy mindkét fél egyszerre érjen rá a felmerülő problémák megbeszélésére.
Jelenleg az emberek többsége e-mailben és telefonon keresztül beszélik meg a szükséges feladatokat. Egészen addig nincs probléma, ameddig nem kell visszakeresni a korábban megbeszélt információkat. Telefonon keresztül nincs nyoma az információknak. Valamint egy e-mail cím átadása vagy honlap címének megjegyzése sokszor nehezen megoldható. Fel lehet írni egy papírra ezeket az információkat, de pár nap elteltével ezek a papírok általában már nincsenek meg. Ha e-mailben küldjük el az információkat, akkor az adatok már nem vesznek el. Viszont nehezebb összegyűjteni az egy témakörhöz tartozó információkat. Valamint ha többen is érintettek, akkor figyelni kell arra, hogy mindenki megkapja a szükséges információkat.
Amikor egy jegyzetet rögzítünk a csoportba, onnantól mindenki látja, aki a csoportba meghívást kapott. Még az is, akit később hívunk meg a csoportba.
A jegyzetbe egyszerűen lehet linkeket beszúrni vagy éppen fájlokat feltölteni. Sokszor problémát okoz egy nagyobb méretű fájl eljuttatása egy ismerősnek. Általában vagy egy ftp szervert használnak erre a célra vagy egy külön szolgáltatót, aki nagy fájlok továbbítására szakosodott. Egyszerű adat továbbítására mindkét megoldás használható bár vannak gondok a rendszeres használatot illetően. Az ftp megoldást választva külön hozzáférést kell biztosítani a felhasználóknak és ezt a hozzáférést el kell juttatni a felhasználónak. Az emberek többsége nem tudja az ftp kapcsolatot felépíteni még a megfelelő adatok birtokában sem. Így problémás az adatokhoz a hozzáférés. Ha nagy fájlok küldésére szakosodott szolgáltatót használunk, akkor az ingyenes használatnál korlátozások vannak a fájl eltárolása és letölthetőségét tekintve. Ha pedig fizetünk a szolgáltatásért, akkor a fáj-lokhoz való hozzáférési link tárolása még mindig okozhat problémát.
A NetNote rendszerben egyszerűen be lehet a szövegkörnyezetbe szúrni a feltöltött fájlt. Innentől kezdve bármikor a linkre kattintva letölthető a fájl. Semmilyen új hozzáférést nem kell beállítani. Aki az adott csoportba meg lett hívva mindenki bármikor le tudja tölteni. Egy feltöltött fájl mérete maximum 256 Mbyte lehet. Egyedül a fájlt feltöltőnek kell arra figyelni, hogy folyamatosan legyen annyi tárhely az előfizetésben amennyi elég a fájl tárolásához.
Érdemes minét több jegyzethez határidőt beállítani. Még akkor is, ha nincs konkrét határidő. Ha egy jegy-zetet rögzítünk és nem adunk meg határidőt, akkor lehet hogy meg is feledkezünk róla. Pedig éppen azért rög-zítettük, mert később még szükségünk lehet rá. Ezért állítsunk be egy határidőt, és amikor figyelmeztet a rend-szer, akkor állítsunk be új határidőt.
Használjuk mindkét e-mailértesítést. Az elsőt azért, hogy még jóval a határidő előtt értesítsen a rendszer. Itt még lehet az időbeosztáson változatni, hogy mit milyen sorrendben végezzünk el. A második értesítés pedig úgy legyen beállítva, hogy ha az értesítés után rögtön el lesz kezdve a feladat teljesítése, akkor határidőre készen legyen. Az SMS értesítést akkor érdemes használni, ha nem tudjuk elég sűrűn ellenőrizni az e-mail postafi-ókunkat. A mai okos telefonokon már ez könnyen megoldható.
